¿Por qué tu email parece una lista de tareas?

Imagina esta escena. Estás en un evento y alguien te pregunta a qué te dedicas. Tú aprovechas para explicar la labor de tu organización y, de repente, le invitas a tu gala anual, a la jornada de voluntariado, al próximo taller de incidencia política y, si te da tiempo, también a un cóctel solidario. El resultado acaba siendo que la otra persona busca cualquier excusa para ir a por otra bebida y escaparse.

Puede sonar exagerado, pero es exactamente lo que hacemos muchas veces con los correos electrónicos.

Cuando un email se convierte en un tablón de anuncios

Puede que hayas visto correos en los que se condensan todas las actividades de la organización: talleres, conferencias, formaciones, campañas, recogidas de firmas, fiestas, sorteos, eventos deportivos, etc. Todo metido en un solo mensaje.

Esto puede ocurrir en envíos singulares, pues en las newsletters es inevitable incluir contenidos diversos, aunque la clave está en dosificarlos y jerarquizarlos para que el lector sepa por dónde empezar.

La intención es buena porque se suele pensar que así se le da visibilidad a todo y que, con suerte, alguien se interesará por al menos una cosa.

Sin embargo, creo que el efecto es el contrario. La persona abre el email, se encuentra con muchas llamadas a la vez y siente que tiene delante una lista de tareas. Lo más probable es que cierre el correo y lo deje para otro momento, que casi nunca llega.

Puede que el temor sea que, si no se menciona todo, la gente se olvide de la organización, y por eso se trata de compensarlo con más información, más enlaces y más opciones.

Lo que pasa cuando lo contamos todo

El exceso de información genera ruido y muchas llamadas a la acción compiten entre sí y el interés se diluye. Al final, la persona no sabe a qué prestarle atención y no se queda con nada.

Tus destinatarios no esperan que les detalles todas tus actividades, quieren entender por qué importa lo que haces y qué papel pueden desempeñar en ello.

Por eso, en lugar de intentar contarlo todo, elige una sola acción prioritaria, la que ahora mismo más contribuya a tu objetivo, ya sea recaudar fondos o sensibilizar al público, por ejemplo. A partir de ahí, céntrate en explicar por qué esa acción es importante. ¿Qué problema aborda? ¿Qué impacto genera? ¿A quién beneficia?

Si tu comunicación fuera una conversación, intentar hablar de todo a la vez saturaría a la otra persona, pero si escoges un tema relevante y lo explicas bien, la conversación fluye. En los emails pasa igual. A veces, menos es más.

Piensa en una secuencia

Una solución podría ser crear una secuencia de comunicación, piensa en 3 a 5 emails dedicados únicamente a una actividad.

La estructura puede ser muy sencilla:

• Empieza con una historia. Algo que explique el trasfondo del evento. Por ejemplo: si organizas una carrera solidaria, cuenta la historia de una persona beneficiaria que muestra por qué esa recaudación es vital.
• Llamada a la acción clara. Elige un único enlace para inscribirse, donar o confirmar asistencia.
• Detalles justos. En un primer momento no hace falta detallar el programa hora por hora. Deja que la historia despierte el interés y guíe a la acción.

De este modo, cada correo tiene un objetivo concreto y no compite con otros mensajes dentro del mismo email.

Esto es lo que puedes conseguir con este enfoque:

• Más aperturas: cuando las personas saben que tus correos son breves, claros y relevantes, los abren más.
• Más clics: un solo enlace destacado aumenta la probabilidad de que se pulse.
• Más compromiso: al entender el porqué, las personas no solo se apuntan por inercia, sino que lo hacen con motivación.
• Más fidelidad: un tono conversacional crea una relación.

Tanto en comunicación como en fundraising, la calidad siempre pesa más que la cantidad.

Además, este enfoque tiene un fundamento psicológico. Cuando una persona se enfrenta a demasiadas opciones, la variedad bloquea la decisión y hace que no realice ninguna acción. En cambio, una propuesta clara, bien explicada y emocionalmente conectada, facilita la respuesta. Y eso es justo lo que quieres en tus emails, que la persona actúe.