Cómo aprovechar al máximo los recursos disponibles

Mar Andrades, consultora en Ágora Social.

Captar fondos con poco presupuesto obliga a sacar más partido a lo que ya tienes. El tiempo del equipo, sus conocimientos, los contactos, la información disponible y el apoyo del resto de la organización también son recursos de captación. La diferencia entre avanzar o quedarse estancado puede estar en cómo se utilizan. 

Esta idea está detrás de uno de los tests que compartimos en nuestro curso para organizaciones que no pueden invertir mucho en captación. El objetivo es medir hasta qué punto un equipo está preparado para obtener un buen rendimiento de los recursos que tiene a su alcance. 

Para hacerlo, debes revisar cinco aspectos:

1. Objetivos y estrategia 

Un equipo de captación necesita saber qué cifra persigue, para cuándo y con qué plan. Parece evidente, pero es frecuente encontrar organizaciones donde el objetivo es "captar más" y la estrategia consiste en repetir lo del año anterior. Con poco presupuesto se nota más, porque hay menos margen para acciones sin rumbo. 

Empieza por fijar objetivos SMART y comprueba que quienes deben alcanzarlos los consideran ambiciosos, pero realistas. Después, diseña la estrategia que debe sostenerlos y pregúntate si cuentas con los recursos y capacidades necesarios para llevarla a cabo. 

2. Apoyo de la organización 

La captación no depende solo de quien la lleva. Necesita formación, orientación de la dirección cuando surgen dificultades, colaboración del resto de departamentos y margen para probar cosas nuevas, aunque alguna no salga como esperábamos. 

Una reunión breve y periódica con la dirección puede servir para desbloquear problemas a tiempo. También conviene acordar con el equipo de programas cómo y cuándo te comparten historias, datos y testimonios, porque esos materiales serán esenciales para captar fondos. Y si consigues reservar un pequeño margen para experimentar, por ejemplo, una acción de prueba por semestre, el equipo podrá aprender sin asumir grandes riesgos. 

3. Cohesión y reparto de funciones 

Los conflictos de competencias y la dependencia excesiva de una persona pueden hacer perder tiempo y conocimiento. Por eso, las funciones y responsabilidades deben estar claras: quién agradece una donación, quién corrige los datos de la base, quién lleva la relación con determinados donantes. 

Puedes comprobar hasta qué punto el equipo es estable con una pregunta sencilla: ¿si mañana se fuera la persona responsable de captación, qué información perderíamos? Si la respuesta es mucha, conviene documentar procesos, compartir información y repartir mejor el conocimiento.

4. Motivación y clima 

El compromiso con la causa y el vínculo con la organización son recursos con los que las ONG cuentan desde el principio y que no cuestan dinero. Para conservarlos, el equipo necesita sentirse implicado y ver reconocido su trabajo. Celebrar los éxitos y cuidar la motivación ayuda a mantener la constancia y a evitar que el esfuerzo de captación dependa del empuje de unas pocas personas. 

Al cerrar cada acción, dedica diez minutos a repasar qué salió bien y comparte el resultado con el resto de la organización. Así, el equipo ve el efecto de su trabajo y la captación se entiende como una tarea compartida. 

5. Aprendizaje y cultura de mejora 

Revisar lo que hacemos, observar a otras entidades y poder hablar con franqueza de lo que no funciona permite mejorar sin tener que aprenderlo todo a base de ensayo y error. Para una organización con poco presupuesto, aprovechar lo que otros ya han probado puede ahorrar tiempo y dinero, siempre que se trate de experiencias comparables y puedan adaptarse a su realidad. 

Tras cada campaña, puedes plantearte tres preguntas: ¿qué esperábamos?, ¿qué conseguimos? y ¿qué cambiaremos la próxima vez? Cada trimestre, analiza una práctica de otra organización y decide si puede adaptarse a la vuestra. Para que esto funcione, el equipo tiene que poder señalar los fallos y convertirlos en decisiones para la siguiente acción, sin que se interpreten como una crítica personal. 

El test completo forma parte del curso online Cómo captar fondos con poco presupuesto, pensado para organizaciones pequeñas y medianas que quieren aprender a captar fondos con poca o ninguna inversión. Al inscribirte podrás hacerlo con tu equipo y detectar por dónde empezar. El curso dura un mes y comienza el 3 de noviembre. 

Más información e inscripciones en este enlace.