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Las
ONL precisan formación
sobre gestión de proyectos |
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La gestión de proyectos
ha sido el tema más demandado por las ONL a Ágora
Social el pasado año. Varias entidades han requerido
formación a medida sobre esta materia durante el último
trimestre. También es indicativo de esta necesidad
el que se oferten cada vez más cursos públicos
sobre esta materia.
Necesidades de nuestros clientes
Nuestro primer cliente para un curso de
esta temática fue Amnistía Internacional
España (AI). Luego lo requirieron Ayuda en Acción
y la Editorial de Amnistía Internacional, una entidad
de servicios de traducción y edición para
las secciones hispanohablantes de AI.
Todas nos solicitaron un programa formativo
para una parte de sus empleados, principalmente responsables
de proyectos, si bien asistieron también personas
que ejercen funciones operativas.
Antes de abordar la formación mantuvimos
varias reuniones con cada cliente. En ellas tuvimos la
oportunidad de conocer a fondo sus particularidades a
fin de adaptar los contenidos de cada curso a sus necesidades
reales, al nivel de conocimiento de la materia de los
participantes, al entorno en el que éstos desarrollan
su actividad, al lenguaje y a la propia naturaleza de
cada organización.
Fundamentalmente, buscaban una formación
que les aportase una metodología específica
para la gestión de proyectos aplicable a cualquiera
de los tipos de programas que gestionan. Más aún,
su intención era llevar a cabo un proceso de cambio
progresivo en la forma de trabajo y más concretamente
en lo que se refiere al uso de una metodología
homogénea.
Metodología práctica y contenidos
adaptados
Durante las sesiones, facilitador y alumnos
estudiaron los diversos procedimientos empleados en sus
organizaciones contrastándolos con la metodología
propuesta a fin de obtener un método específico
y aplicable al entorno de trabajo e idiosincrasia de cada
una de ellas.
Se delimitaron los pasos esenciales para
definir, planificar, ejecutar y evaluar proyectos de cualquier
índole; se expusieron los principales métodos
de diseño, control y supervisión de proyectos,
atendiendo especialmente a la planificación de
recursos, estimación de costes y presupuesto; se
vieron herramientas de identificación y análisis
de los riesgos de un proyecto; y se aportaron técnicas
para delegar y tomar decisiones compartidas, así
como para motivar e involucrar a los integrantes del equipo,
tanto profesionales como voluntarios.
En esta misma línea de mejora de
los métodos de trabajo, se impartieron también
en AI dos sesiones de cinco horas de duración sobre
gestión y planificación del trabajo y el
tiempo.
En un entorno sumamente cambiante como
el de las organizaciones sociales, que muchas veces se
ven arrastradas por la demanda de actuar y reaccionar,
durante el curso se constató la exigencia de dedicar
tiempo y recursos a una buena planificación que
guíe de forma coherente el trabajo diario.
Se analizó la importancia de lo
que se hace y cómo se hace frente a la velocidad
de realizarlo; se dieron herramientas para mejorar la
planificación y el establecimiento de objetivos
con el fin de poder elegir lo verdaderamente importante
y optimizar la toma de decisiones; se abordó la
necesidad de desarrollar algunas capacidades personales
para afrontar los conflictos provocados en el entorno
laboral por una planificación y organización
del trabajo insuficientes.
Resultados satisfactorios
Las valoraciones de los asistentes en
cuanto a su nivel de satisfacción general con los
cursos superaron en los cuatro casos el 74%. Destaca el
93,3% de personas que manifestaron estar muy satisfechas
o satisfechas con el curso de organización y planificación
del trabajo y el tiempo impartido en AI.
Por su parte, el curso de gestión
de proyectos de Ayuda en Acción arroja la cifra
de 83,3% de personas muy satisfechas y satisfechas, mientras
que el de EDAI y AI tienen un 77,8% y un 75%, respectivamente.
Otro aspecto relevante es la evaluación
hecha por los alumnos al profesorado. Se sitúa
siempre por encima del 75%, llegando en el curso de gestión
de proyectos de AI a un 95,2% de alumnos muy satisfechos
y satisfechos.
En cuanto a los aspectos mejorables resaltados
por los participantes, en el caso de la materia de gestión
de proyectos se centran en ajustar adecuadamente los contenidos
teóricos, a veces muy extensos, al tiempo acordado
para la formación. También nos proponen
intercalar más ejercicios prácticos y actividades
durante la exposición.
Se apunta, por último, en todos
los cursos la dificultad de aplicación inmediata
de algunas de las cuestiones tratadas y se considera a
la formación como un comienzo al que debería
seguirle un trabajo de apoyo y seguimiento posterior.
Conclusión
Tanto una formación como otra nos
hacen pensar en la necesidad que tiene el sector no lucrativo
de mejorar aquellas áreas que están directamente
relacionadas con los procesos y la forma de trabajar de
las personas.
La primera indica una necesidad de adquirir
conocimientos e instrumentos claves para gestionar proyectos
dentro del propio entorno de trabajo. Esto permite al
personal contar con un marco conceptual único que
favorece la calidad y la eficacia de su trabajo.
La segunda señala una necesidad
de reflexión sobre la actual forma de afrontar
la organización del trabajo, unida a una labor
de sistematización de aquellas áreas susceptibles
de mejora. Siempre teniendo en cuenta un entorno profesional
en el que la falta de tiempo es un factor determinante.
Ambas formaciones han supuesto una primera
fase en la que se han iniciado algunos pasos para el cambio.
Sin embargo, en aras de lograr una modificación
real y duradera de hábitos, así como de
dar respuesta a algunas de las demandas detectadas durante
los cursos, ya estamos trabajando en una segunda fase
que garantice la utilidad de los conocimientos aportados.
Por un lado, habrá que hacer llegar
la formación a todos los integrantes de la organización;
por otro, se realizará una labor de seguimiento
personalizado encaminada a asentar lo aprendido, a apoyar
el cambio de hábitos y a crear una cultura organizacional
basada en los principios expuestos.
Creemos que esta segunda parte es crucial.
De lo contrario se corre un alto riesgo de quedarse en
los típicos cursos que gustaron mucho pero que
no tuvieron un impacto real en el desempeño posterior
de las personas.
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