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Si no quieres que las máquinas te controlen, deja el aspecto tecnológico para el final y ten muy claro para qué y para quién construyes el sitio.

¿Tu organización controla la tecnología que utiliza o ésta controla tu organización? Recordarás la película "2001", de Stanley Kubrick, en la que una supercomputadora con la que se gestiona el funcionamiento de una estación espacial se hace con el gobierno de la misma, rebelándose contra sus creadores humanos. Algo parecido sucede en las organizaciones cuando la complejidad de la tecnología desborda sus capacidades y en vez de ser útil para el cumplimiento de su misión se convierte en objeto de servidumbre.

Puede pasarnos con nuestra base de datos de gestión de socios y donantes, cuyos problemas de funcionamiento pueden consumir muchas de nuestras energías. O con el nuevo sistema de gestión integral de tipo ERP, que puede causarnos grandes quebraderos de cabeza si no hemos planificado bien sus requerimientos de información. Puede pasarnos incluso con algo tan sencillo, comparado con los anteriores ejemplos, como es nuestro sitio web.

Vamos a centrarnos en este último caso. ¿Qué podemos hacer para que nuestro sitio web esté a nuestro servicio en lugar de que nosotros trabajemos para él? En primer lugar, definir los objetivos del sitio. Luego, establecer cómo lo vamos a mantener y promover. Finalmente, elegir la infraestructura tecnológica.

Definir sus objetivos

Parece evidente que éste debe ser el punto de arranque lógico. Solemos hacer muchos planes con propósitos variados. Sin embargo, cuando se trata del sitio web muchas organizaciones se echan a la carretera sin saber adónde van. Así, suelen decidir qué infraestructura técnica van a utilizar (qué servidor, qué proveedor de alojamiento, qué herramienta de desarrollo del sitio) antes de establecer qué contenidos va a tener y, sobre todo, qué objetivos va a perseguir que satisfagan las necesidades de la organización.

Es como si concibiéramos una revista o boletín y, en vez de preguntarnos primero qué queremos contar en ella y para qué, decidiéramos sobre sus tintas, su formato y tipo de papel o el sistema de impresión que se utilizará.

La cuestión esencial es de qué forma el sitio contribuirá al cumplimiento de la misión de la organización. Todas las demás preguntas vienen después.

Mantenimiento y promoción

Si el primer error suele ser concebir el sitio desde un punto de vista técnico, el segundo es no planificar su desarrollo. El sitio es creado, todo el mundo lo celebra, pero no se ha previsto adecuadamente cómo va a mantenerse con unos contenidos vivos, interesantes, integrados con las actividades de la organización. O bien la información no se actualiza, convirtiéndose en un sitio estático que se visita una vez pero no más, o bien el sitio crece desordenadamente, con informaciones que compiten entre sí por falta de jerarquización, como resultado de que todo el mundo mete mano ya que piensa que lo suyo es lo más importante.

El plan debe contemplar también cómo se va a mantener el sitio: quién es el responsable último, quién contribuirá a sus contenidos, cada cuánto tiempo aproximado se renovará la información, quién se ocupará de subir los contenidos a la Red, etc. La integración de los contenidos con las actividades de la organización es la clave para evitar que la información publicada quede obsoleta o sea siempre la misma, lo cual ahuyenta a los navegantes.

Y también se debe prever, aunque sea en líneas generales, cómo se van a promover las visitas al sitio. Ya puede contener información de gran calidad que, si no se atrae la atención del público, la posibilidad de que alguien te visite es ínfima a menos que la organización tenga una gran notoriedad y su información sea buscada espontáneamente por los internautas. Hay mucha gente que cree que Internet es mágico, que con sólo estar presentes en la Red tu sitio recibirá visitas.

Infraestructura tecnológica

Ahora que has establecido los objetivos y necesidades que quieres cubrir con el sitio, que has visto con qué recursos cuentas y cómo lo vas a gestionar a largo plazo, es el momento de elegir la infraestructura tecnológica. La elección deberá, naturalmente, atender a las necesidades de la organización. Pero estará condicionada por los recursos disponibles. Pregúntate: ¿con qué frecuencia tenemos que actualizar el sitio? ¿Disponemos de un diseñador gráfico especializado en diseño web? ¿Contamos con alguien capaz de maquetar los contenidos y/o de programar aplicaciones? ¿Y con alguien que se ocupe del mantenimiento técnico?

Construir un sitio web puede resultar una labor dificultosa y confusa. Si no quieres que las máquinas te controlen, deja el aspecto tecnológico para el final y ten muy claro para qué y para quién construyes el sitio. Ante todo, es una herramienta de comunicación como las demás. Por tanto, no debe dejarse en manos de los técnicos, como no se le confía la edición íntegra de la revista al que sabe de artes gráficas. Deja claro quién manda si no quieres que la tecnología imponga su lógica y el medio se convierta en fin.

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