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Muchas personas prefieren hablar a escribir. Si tienen oportunidad de comunicar lo que tienen que decir en una conversación cara a cara lo preferirán a enviar un correo, redactar un informe o levantar un acta. Pero no siempre es lo más conveniente.

Una de las razones de esta predilección es que les resulta más cómodo y tienen la sensación de que sus interlocutores les entienden mejor si se expresan verbalmente, porque pueden hacerlo con mayor fluidez. Sin duda es así, pero si se habituaran a escribir mejoraría su capacidad de exponer y argumentar. Lo harían además con mayor soltura.

Creo que a todo el mundo le resulta más fácil, más económico, hablar que escribir. Como quiera que se tiene al interlocutor enfrente se puede verificar si el mensaje le ha llegado atendiendo a sus reacciones, incluso preguntándole si ha comprendido lo que se le ha dicho o pidiéndole que lo repita. La sensación de control es mayor. Pero en realidad el control de la comunicación es muy limitado. ¿Qué ocurre si luego se le olvida? ¿Y si al compartirlo con otras personas lo tergiversa, intencionadamente o no? Muchas veces será necesario que quede constancia escrita para evitar estos problemas. En muchos casos, será un requerimiento formal. Por ejemplo, cuando está establecido que se levanten actas de las reuniones o memorandos de los compromisos adquiridos.

La falta de tiempo que suele aquejar a muchos profesionales les incita más a preferir la comunicación oral. Ahorrarán tiempo al transmitir su mensaje y supondrán que lo ganará también su interlocutor. Alguno puede pensar: “Si le presento un informe completo seguro que no lo lee, será mejor que se lo cuente”. Pero sucede a menudo que un informe oral no tiene la misma eficacia que uno escrito. Si éste está bien estructurado y es sucinto, captará y mantendrá bien la atención de su destinatario. Es probable que lo lea en un momento en que esté tranquilo para concentrar toda su atención en él y es más fácil que el relato esté mejor hilado que cuando se recita de improviso.

Si el mensaje tiene una intencionalidad persuasiva, con más razón conviene escribirlo. Aunque consuma más tiempo, una preparación adecuada de los argumentos, una exposición lógica y un enfoque hábilmente orientado a tocar los resortes emocionales claves, optimizan las posibilidades de que surta el efecto deseado.

Hay personas que se resisten a redactar porque no dominan suficientemente las reglas de la gramática y de la ortografía. La tarea se hace más laboriosa e incluso pueden tener miedo de quedar mal. Estas dificultades y temores se pueden superar fácilmente repasando las reglas básicas que muchos no aprendieron del todo bien en la escuela. Una vez asimiladas estas reglas se trata de ejercitarse continuamente en ellas, tomando plena conciencia de cómo uno escribe y esforzándose por hacerlo correctamente hasta se convierta en algo natural.

Lo que no puede hacerse es hablar en lugar de escribir no porque resulte más ventajoso, que en muchas ocasiones lo es, sino porque se carece de la habilidad necesaria para el manejo de la palabra escrita. La capacidad de expresión es uno de los factores decisivos en el éxito profesional. Y por supuesto no me refiero a quienes tienen la redacción como profesión, sino a todos quienes trabajan con la información como materia prima de su quehacer diario.

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