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Si en una buena coyuntura económica las organizaciones ciudadanas suelen esforzarse en contener sus gastos e intentar sacar el mayor partido posible a sus ingresos, ahora el control del dinero cobra una importancia crítica.

Os ofrecemos algunas ideas que pueden ayudaros a ahorrar, en relación con los diferentes grupos con los que vuestra organización se relaciona:

Empleados, voluntarios y colaboradores

Hay que mantener un presupuesto realista a escala de la organización y en cada una de sus áreas. Para ello es importante involucrar a nuestro personal y colaboradores en el ajuste de sus presupuestos y hacerles partícipes de las necesidades de ahorro de la organización. Si son conscientes de la relación que existe entre sus gastos y los resultados finales de la organización y están informados de los presupuestos previstos, serán más serios y responsables en su manejo, gastando en lo que realmente necesitan.

A fin de evitar al máximo cualquier tipo de desviación imprevista, es importante aplicar el máximo rigor a la elaboración presupuestaria, intentando identificar todos los gastos posibles asignados a un proyecto. Así evitaremos que los costes se disparen y tengamos que detener, por falta de fondos, la ejecución de un proyecto, con los inevitables costes en términos de impacto y desmoralización de la estructura que esto puede suponer.

Por otra parte, si usamos el presupuesto como herramienta de gestión, reduciremos los costes innecesarios. Ateniéndonos a lo previsto y adquiriéndolo con la suficiente antelación tendremos la posibilidad de obtener un mayor número de ofertas pudiendo optar por aquella de mejor relación calidad – precio.

Es vital además atenerse al presupuesto, una vez cerrado, controlando cada artículo previsto en él, manteniéndonos informados de los precios de mercado y negociándolos siempre que sea posible.

Igualmente, si las áreas revisan mensualmente sus presupuestos para detectar posibles desviaciones e informan de ellas puntualmente a las personas con poder de decisión, las podrán controlar mejor y podrán actuar a tiempo para atajar cualquier incremento imprevisto.

Es importante además que los responsables de las áreas presupuestarias eviten los “juegos de presupuesto” en los que, por ejemplo, se realizan gastos innecesarios al final del ejercicio para consumir el sobrante del presupuesto no utilizado, práctica bastante habitual para evitar que se asigne al área un presupuesto inferior en el siguiente ejercicio. Nuestro personal debe ser muy consciente en todo momento de la importancia de mantener los gastos bajo control en situaciones de receso económico, como la actual.

Suele dar buen resultado establecer un comité o responsable control de gastos. De esta forma se pueden controlar mejor posibles desviaciones en los presupuestos departamentales. Además, agrupando las compras se negocian mejores precios para toda la organización, por volumen (por ejemplo, si se agrupan los gastos de papelería de todas las áreas, en lugar de que cada área pida lo que precisa).

Por último, debemos pedir a los empleados que piensen en el ahorro a la hora de “gastar” los recursos de la organización: usar por ejemplo la cara en blanco del papel ya impreso para tomar notas o hacer documentos preliminares, etc., reducir el uso del color en la impresión de documentos, no imprimir siempre que no sea necesario documentos, correos electrónicos, etc. o imprimir/fotocopiar documentos grandes por las dos caras pueden ayudarnos a ahorrar papel e incluso gastos de franqueo por peso.

Además, el personal no debería utilizar para uso privado los recursos de la organización o hacerlo lo menos posible, ya que son gastos que al final repercuten en la consecución de los objetivos de la organización. El uso inapropiado y extensivo del teléfono, el papel, las fotocopiadoras, etc., incrementa, en ocasiones significativamente, las cuentas de gastos de las organizaciones.

Proveedores

En momentos de crisis los proveedores suelen valorar más la continuidad, ya que les aporta una cierta seguridad de permanencia. Es importante construir relaciones con nuestros proveedores, creando relaciones de intercambio de beneficio: nosotros pagamos a tiempo y mantenemos (siempre que sea posible) una cierta fidelidad y a cambio negociamos los precios, por ejemplo, con descuentos por pronto pago, por cantidad o por compras regulares.

Para tener más fuerza en la negociación, además de lo anterior, puede ser una buena idea llegar a acuerdos con otras organizaciones afines, para establecer grupos de compra. De esta forma podemos beneficiarnos de descuentos por compra masiva de artículos que de otra forma no compraríamos o compraríamos a mayor precio por cantidades pequeñas.

Socios, donantes

Aquí también podemos ahorrar de alguna forma. Hoy día Internet facilita, agiliza y abarata las comunicaciones con nuestros socios y donantes.

Siempre que sea posible deberíamos enviar nuestros comunicados e informaciones (boletines, noticias, informes, etc.) por correo electrónico. Así ahorramos en papel, franqueo y coste de manipulado, a la vez que acortamos el tiempo de respuesta. Para ello debemos incluir siempre en los formularios de alta el campo correo electrónico, indicándole las ventajas de este tipo de comunicación.

Igualmente, algunos procesos, como la donación o afiliación, la petición de datos o las encuestas se pueden automatizar, de forma que los formularios se rellenen electrónicamente en lugar de manualmente. Cada vez son más las personas que realizan este tipo de procesos a través de Internet. Tanto para las organizaciones como para los propios socios y donantes es más rápido, menos costoso e incluso más seguro.

Una buena idea es incluir siempre en nuestra publicidad y comunicados el enlace a los formularios de asociación o donación en la web.

Aunque aún hay muchas personas que no tienen acceso a Internet, sí es cierto que cada vez son menos. Hay organizaciones cuya base social está en su totalidad o en su gran mayoría conectada a Internet. En cualquier caso, mantener un tanto por ciento de nuestros socios y donantes comunicados electrónicamente, por pequeño que fuese, ya sería un ahorro.

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