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Un documento mal redactado puede dañar la imagen y los resultados de tu organización. Esto se puede evitar desarrollando una mejor comunicación escrita.

Escribir bien no es un don exclusivo de unos privilegiados sino una destreza que todos podemos adquirir con el tiempo. No hay que ser un profesional del periodismo ni dedicarse a la literatura para redactar buenos textos. Lo esencial es saber qué queremos comunicar y hacerlo de manera clara y sencilla. Si logramos que nuestro destinatario entienda con facilidad lo que le exponemos, entonces hemos hecho un buen trabajo.

Ésta es una tarea ardua. Incluso alguien tan habituado a escribir como el científico Charles Darwin confesaba al final de su vida: "todavía tengo la misma dificultad que antes para expresarme clara y concisamente". La transmisión de mensajes poco claros conlleva a la confusión de quien los recibe y, en consecuencia, a los malos resultados. Cuántas veces ha sucedido que un colaborador o colega tuyo no ha cumplido tus indicaciones sólo por el hecho de que no las comprendió bien.

Las ONG deben tener presente que la buena comunicación escrita les ayudará a configurar su imagen y alcanzar sus objetivos tanto dentro como fuera de ellas. Externamente, se dan a conocer mediante la difusión de sus ideas. Informan y sensibilizan a la sociedad sobre cuestiones que consideran necesario promover o cambiar. Si no lo hacen correctamente, nunca lograrán las metas propuestas. A nivel interno sucede lo mismo. Una propuesta razonable planteada a la dirección puede ser rechazada por presentar un informe farragoso.

Quien redacta un escrito, sea del tipo que sea (informe, memorando, nota de prensa), tiene un papel clave en el proceso de comunicación. Su función no es la de llenar páginas y páginas. Debe meditar y ordenar las ideas para luego desarrollarlas. Si, por ejemplo, está escribiendo un folleto para una campaña que invita a la acción, además de informar, también debe estimular, incluso emocionar. El contenido de este material tiene que llamar la atención e impactar.

Cuando se trata de documentos de carácter interno, donde los objetivos son otros, la redacción cambiará de tono y estilo pero conservará la claridad. Por ejemplo, las indicaciones que nuestra asociación dé a un proveedor a quien encargue un trabajo han de ser lo más precisas posibles para que éste entienda qué le estamos pidiendo. Apliquemos en todos los escritos una regla básica: nada de ambigüedades, expresiones vacías, frases enjundiosas o palabras complicadas.

Algunos dirán que esto suena muy bonito pero que su realidad es otra. La falta de tiempo dentro de las organizaciones es lo que impide que sus escritos tengan el cuidado del que hablamos. Cuando alguien domina la técnica de la redacción, escribe con fluidez. Además, no se trata de escribir un e-mail que esté a la altura de una epístola literaria. El objetivo principal es comunicar bien nuestro mensaje, que lo entiendan y se obtengan buenos resultados. Todo ello será más fácil si añadimos precisión, elegancia, claridad y armonía a los textos.

No olvidemos que "somos lo que comunicamos".

Si te interesa mejorar tus habilidades de redacción sigue nuestro curso "Cómo comunicar bien por escrito".